Elementi di controllo di contabilità interna, obiettivi ed esempi

il controllo contabile interno Comprende i metodi implementati da una società per garantire l'integrità delle informazioni finanziarie e contabili, gli obiettivi operativi e di redditività, e trasmettere le politiche di gestione in tutta l'organizzazione. Questi si sovrappongono alle normali procedure operative di un'azienda.

Questo overlay risponde all'intenzione di proteggere le risorse, minimizzare gli errori e garantire che le operazioni vengano eseguite in modo approvato. Non sono identici sistemi di controllo interno, ma i controlli molte filosofie oltre le pratiche di integrità e di contabilità finanziaria sono diventate pratiche di gestione standard.

Il controllo interno ha un prezzo, e cioè che le attività di controllo spesso ostacolano il flusso naturale dei processi di un'azienda, che può ridurre l'efficienza complessiva. Un concetto chiave è che anche il sistema di controllo interno più completo non eliminerà completamente il rischio di frode o errore.

Ci saranno sempre alcuni incidenti, di solito a causa di circostanze impreviste o qualcuno eccessivamente stabilito chi vuole impegnarsi sforzo frode.

indice

• 1 elementi del controllo contabile interno
  • 1.1 Separazione dei compiti
  • 1.2 Controlli di accesso
  • 1.3 Audit fisici
  • 1.4 Documentazione standardizzata
  • 1.5 Saldi di prova
  • 1.6 riconciliazioni periodiche
  • 1.7 Autorizzazione per l'approvazione
• 2 obiettivi
  • 2.1 Salvaguardare il patrimonio della società
  • 2.2 Garantire l'affidabilità e l'integrità delle informazioni finanziarie
  • 2.3 Garantire la conformità con le leggi
  • 2.4 Promuovere operazioni efficienti ed efficaci
  • 2.5 Esecuzione di obiettivi e obiettivi
• 3 Esempio
• 4 riferimenti

Elementi di controllo contabile interno

Separazione delle attività

La separazione dei compiti comporta la divisione della responsabilità per la contabilità, i depositi, la rendicontazione e l'auditing. I doveri aggiuntivi sono separati, c'è meno possibilità che un singolo dipendente commetta atti fraudolenti.

Per le piccole imprese con pochi dipendenti che contribuisce, condivisione delle responsabilità tra due o più persone, o richiedono attività critiche essere rivisti da colleghi possono servire allo stesso scopo.

Controlli di accesso

Controllare l'accesso alle varie parti di un sistema di contabilità tramite password, le serrature e le registrazioni di accesso elettronico può tenere fuori dal sistema a utenti non autorizzati, fornendo al contempo un modo per controllare l'utilizzo del sistema per identificare l'origine di errori o discrepanze.

Audit fisici

Le verifiche fisiche includono il conteggio manuale del contante e di qualsiasi attività fisica registrata nel sistema contabile; per esempio, inventari, materiali e strumenti.

Il conteggio fisico può rivelare discrepanze ben nascosti in saldi dei conti che sono trascurati nei registri elettronici.

Il conteggio dei contanti presso i punti vendita può essere fatto ogni giorno o anche più volte al giorno. I progetti più grandi, come il conteggio delle scorte manuale, dovrebbero essere eseguiti con minore frequenza, forse trimestrale.

Documentazione standardizzata

La standardizzazione dei documenti utilizzati per le transazioni finanziarie, quali fatture, richieste di materiali interni, ricevute di inventario e rapporti di spesa viaggio- può aiutare a mantenere la coerenza nella tenuta dei registri nel corso del tempo.

Utilizzando formati di documenti standard, può facilitare la revisione del record del passato per trovare la fonte di discrepanza nel sistema. La mancanza di standardizzazione può far sì che gli elementi vengano trascurati o erroneamente interpretati in quella recensione.

Verificare i saldi

L'uso di un sistema di contabilità a partita doppia aggiunge affidabilità garantendo che i libri siano sempre bilanciati. Anche così, errori possono causare il sistema di andare fuori equilibrio in qualsiasi momento.

Il calcolo dei saldi di test giornalieri o settimanali può fornire informazioni periodiche sullo stato del sistema. Questo ti permette di scoprire e investigare le discrepanze il prima possibile.

Riconciliazioni periodiche

tra i dati contabili possono garantire che i saldi sistema di contabilità corrispondono ai saldi di conto di altri soggetti, come le banche, fornitori e clienti a credito.

Ad esempio, una riconciliazione bancaria comporta il confronto saldi di cassa e registrazioni di deposito e le ricevute tra il sistema contabile e gli estratti conto bancari.

Le differenze tra questi tipi di conti complementari possono rivelare errori o discrepanze nei conti stessi. Possono anche mostrare che gli errori possono originarsi nelle altre entità.

Autorità per l'approvazione

Richiedere ai gestori specifici di autorizzare determinati tipi di transazioni può aggiungere un livello di responsabilità ai registri contabili. Questo dimostra che le transazioni sono state visualizzate, analizzate e approvate dalle autorità competenti.

Richiedere l'approvazione per fare grandi spese e pagamenti impedisce ai dipendenti senza scrupoli che eseguono grandi transazioni fraudolente con fondi della società.

obiettivi

Salvaguardare i beni dell'azienda

Controlli interni ben progettati proteggono i beni dalle perdite. La perdita potrebbe essere una perdita accidentale, che deriva da errori sinceri commessi dalle persone. Potrebbe anche essere una perdita intenzionale, derivante da attività fraudolente intenzionali.

Garantire l'affidabilità e l'integrità delle informazioni finanziarie

I controlli interni assicurano che la direzione disponga di informazioni accurate, tempestive e complete, incluse le registrazioni contabili, per pianificare, controllare e riferire sulle operazioni aziendali.

Garantire la conformità con le leggi

I controlli interni aiutano a garantire che la società rispetti numerose leggi e regolamenti nazionali, statali e locali che influenzano le operazioni aziendali.

Promuovere operazioni efficienti ed efficaci

I controlli interni forniscono un ambiente in cui i dirigenti e il personale possono massimizzare l'efficienza e l'efficacia delle operazioni.

Adempimento di obiettivi e obiettivi

Il sistema di controlli interni fornisce un meccanismo per la gestione per supervisionare il raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi operativi.

esempio

Le attività liquide richiedono sempre più protezione delle attività non liquide, perché sono più facili da sottrarre; per esempio, prendere contanti.

La liquidità è la risorsa più liquida e può essere facilmente rubata da qualsiasi dipendente che la gestisca. Per proteggere la liquidità dell'azienda sono implementati speciali controlli interni.

Il controllo interno della separazione delle funzioni è spesso utilizzato in contanti. Questo controllo richiede che la persona che riceve il denaro dal cliente e la persona che registra la ricevuta di cassa nel sistema contabile non siano mai lo stesso dipendente.

In effetti, alcuni sistemi di controllo interno fanno un passo avanti e richiedono a un dipendente di incassare il contante, un altro in banca e uno diverso per registrarlo nel sistema contabile.

Segmentando i compiti di ciascun dipendente, nessuna persona può incassare, depositare e registrare la vendita nella contabilità. Ciò impedisce la frode, perché una persona non può mettere in tasca una parte del denaro raccolto e registrare un importo inferiore della ricevuta di cassa nel sistema contabile.

riferimenti

1. Steven Bragg (2018). Controllo interno Strumenti di contabilità. Tratto da: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Controlli interni. Tratto da: investopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Controlli interni in Contabilità: definizione, tipi ed esempi. Studio. Tratto da: study.com.
4. Università di Washington (2018). Controlli interni. Tratto da: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Quali sono le sette procedure di controllo interno in contabilità? Smallbusiness - Chron. Tratto da: smallbusiness.chron.com.
6. Il mio corso di contabilità (2018). Cosa sono i controlli interni? Tratto da: myaccountingcourse.com.