Caratteristiche del protocollo aziendale, a cosa serve, esempi

il protocollo aziendale è un insieme di norme sociali e formali adottate da un'azienda per la sua realizzazione. La sua funzione è quella di stabilire le linee guida di condotta e i limiti che regolano le azioni di tutti i membri della società.

Questo corpo normativo, normalmente incluso in un manuale o in un documento, regola generalmente il comportamento interno ed esterno dell'azienda. È un codice di condotta stabilito nella cultura organizzativa dell'azienda.

Il protocollo aziendale stabilisce le regole di coesistenza tra i diversi livelli di lavoro dell'azienda e i criteri di comunicazione che devono prevalere al di fuori di esso.

I protocolli aziendali soddisfano le regole e i passaggi da seguire per la pianificazione, lo sviluppo e il controllo delle azioni eseguite da un'azienda. Queste regole possono includere regole stabilite dallo stato.

Un esempio di un protocollo aziendale è il modo in cui una segretaria risponde a una telefonata in modo cordiale. Inoltre, il trattamento rispettoso dell'autista di una società di trasporti mentre si porta un passeggero all'aeroporto.

indice

• 1 Caratteristiche del protocollo aziendale
• 2 A cosa serve il protocollo aziendale?
  • 2.1 Imposta le regole di condotta
  • 2.2 Guida per le attività sociali
  • 2.3 Stabilire l'immagine aziendale
  • 2.4 Creare la cultura aziendale
• 3 Esempi di protocollo aziendale
  • 3.1 Protocollo in chiamata telefonica
  • 3.2 Protocollo in presentazione, saluto e addio
  • 3.3 Protocollo di abbigliamento
• 4 riferimenti

Caratteristiche del protocollo aziendale

Prima di citare le caratteristiche del protocollo aziendale, l'origine del termine deve essere chiaramente indicata al fine di meglio definirne il contenuto.

Il protocollo viene dal latino "protos", Il cui significato è" cosa succede prima di qualcosa ", e"Kollos"Che si riferisce all'azione di aderire o incollare qualcosa.

Il dizionario della Royal Academy of the Spanish Language in uno dei suoi significati, lo definisce come un "insieme di regole stabilite per norma o per consuetudine per cerimonie e atti ufficiali o solenni ".

Un protocollo è una descrizione degli standard di comportamento che devono essere seguiti in un'azienda o in un'istituzione. Descrive le linee guida e le procedure di comportamento per eseguire un'azione o in una determinata situazione.

Il protocollo aziendale deve trasmettere ai clienti l'essenza dell'azienda, motivo per cui è parte della sua filosofia e immagine. Esistono diversi tipi di protocollo: affari, religiosi, ufficiali, sportivi, sociali, ecc.

Le caratteristiche di un buon protocollo commerciale sono

1- Non è regolamentato per legge, ma è severamente applicata all'interno dell'azienda dai suoi membri.

2- Lo è pratico, perché regola le situazioni abituali che si verificano in azienda. In questo modo si evita che sia un documento banale senza osservanza del lavoro.

3- Lo è accessibile per tutti i membri dell'organizzazione, perché stabilisce linee guida comportamentali per ogni situazione lavorativa.

4- It comprensibilmente, perché deve essere scritto in un linguaggio chiaro in modo che tutti i dipendenti della società si assimilino e si conformino senza scuse.

5- Lo è flessibile, in linea di principio perché le regole stabilite devono essere adattate a ciascuna situazione dell'azienda, anche in tempi di crisi. Ma anche perché possono variare nel tempo e adattarsi ai cambiamenti.

A cosa serve il protocollo aziendale?

Stabilire regole di condotta

L'impostazione delle linee guida di comportamento all'interno di un'azienda in un manuale di protocollo serve a regolare il comportamento dei suoi membri e crea una cultura organizzativa.

Senza un protocollo, i rapporti di lavoro e la comunicazione tra l'azienda e i clienti sarebbero un caos totale. Non ci sarebbe rispetto per le gerarchie e l'assenza di un codice di comportamento comporterebbe una costante mancanza di rispetto e scontri interni.

L'ordine gerarchico senza un protocollo aziendale non può essere soddisfatto, alterando la struttura organizzativa della società.

Guida per attività sociali

Dal punto di vista dell'etichetta, il protocollo è anche necessario per l'organizzazione e la realizzazione di attività sociali rilevanti per l'azienda.

Il protocollo aiuta a consolidare il prestigio dell'azienda tra i suoi dipendenti e con i suoi associati: clienti, azionisti, fornitori, autorità, ecc.

Stabilire l'immagine aziendale

Fa parte dell'immagine aziendale dell'azienda, perché guida e canalizza le azioni positive dei membri dell'azienda. L'immagine di un'azienda non dipende solo dal prodotto o servizio di per sé cosa presta; ma della totalità degli elementi che ruotano attorno a ciò.

Il protocollo è utile e necessario per le aziende perché contribuisce a migliorare le relazioni umane e rafforza la sua immagine aziendale. Quando si estende a tutte le aree dell'organizzazione, aiuta a raggiungere un ambiente di lavoro sano e armonioso.

Crea la cultura aziendale

Crea inoltre cultura aziendale e lavorativa educando lavoratori e manager sulla necessità di integrarsi e collaborare con gli obiettivi organizzativi. Aiuta anche a guidare i rapporti dei rappresentanti dell'azienda con i loro soci e clienti.

Esempi di protocollo aziendale

Il protocollo aziendale copre le procedure stabilite nell'organizzazione aziendale per organizzare eventi: riunioni, visite, conferenze, negoziazioni, eventi protocollari, ecc.

Ma coinvolge anche il modo di comunicare (comunicazione interna) tra i membri dell'organizzazione e con i clienti e relativi (comunicazione esterna). Ciò include dal modo in cui viene risposto a una chiamata telefonica, al modo di indossare l'uniforme o il modo di vestire.

Allo stesso modo, include lo stile di scrittura per una lettera o e-mail e tutti gli elementi necessari per rafforzare l'immagine aziendale dell'azienda.

Un esempio di un protocollo aziendale è la ricezione di una chiamata telefonica. Sotto forma di risposta, saluto e presentazione, è implicita un'intera cultura aziendale. È quindi un elemento intimamente correlato all'immagine aziendale o di marca.

Protocollo in telefonata

- Buongiorno Sig. / Sig.ra

- Sono Judith, come posso aiutare / servire?

- Esaminerò il tuo caso, per favore non ritirarti.

- Grazie per aver chiamato, siamo al vostro servizio.

- Buona giornata Sr / Sra.

Protocollo in presentazione, saluto e addio

• Alzati quando saluti.
• Stringi le mani con sottigliezza e sorridi.
• Evita i baci e gli abbracci effusivi.
• Guarda la persona negli occhi quando parli.
• Evita il tuteo e l'uso di termini colloquiali.
• Sii cordiale e amichevole nell'affare.
• Prova a chiamare la persona per nome se lo sa.
• Evita gli eccessi di fiducia.
• Evita di parlare eccessivamente di te stesso e della tua vita personale.

Protocollo di abbigliamento

• Non usare indumenti inappropriati o chiamare troppa attenzione.
• Usa vestiti che aiutano a completare la tua personalità.
• Usa le taglie di abbigliamento appropriate.
• Abito con cravatta / giacca / gonna / camicetta.
• Gli uomini dovrebbero radersi correttamente e prendersi cura del loro aspetto fisico.
• Le donne si truccano bene.
• Mantenere le mani e le unghie pulite e mantenute.
• Usa profumi o lozioni discrete.

riferimenti

1. Martínez, Julián Mesa: manuale del protocollo commerciale: contenuti e fasi di elaborazione. Estratto il 14 febbraio 2018 da blog.grupo-pya.com
2. Cos'è il protocollo e a cosa serve in azienda? Consultato da gestiopolis.com
3. Perché il protocollo è importante nelle aziende? Consultato su gadebs.es
4. Protocollo. Accademia Reale Spagnola. Dizionario usuale Consultato da dle.rae.es
5. Il protocollo aziendale. Consultato su cevents.es
6. L'importanza del protocollo aziendale. Estratto da telesup.edu.pe