Caratteristiche del processo contabile, fasi e importanza

ilprocesso di contabilità è il ciclo che si verifica tra l'occorrenza, la registrazione e l'elaborazione delle operazioni finanziarie svolte in un'azienda.

Cioè, è una sequenza di attività che conduce a una registrazione dettagliata di come i beni e i servizi sono ricevuti, raccolti e pagati in un'organizzazione.

Quel disco è fatto in libri contabili o quaderni. È un processo che si svolge per fasi e che viene costantemente riavviato. Raccoglie informazioni finanziarie che vengono poi presentate sotto forma di rapporti denominati rendiconti finanziari.

Ma il ciclo non arriva fino alla presentazione di tali bilanci, ma riparte da lì. La frequenza dei rapporti finanziari dipende dalla natura o dalle dimensioni dell'azienda. Tuttavia, è normale che siano trimestrali, semestrali e annuali.

Fasi del processo contabile

Tra le fasi del processo di contabilità sono:

Identificazione e analisi della transazione

Il tipo di operazione che viene eseguita attraverso i documenti di origine è definito: fatture, ordini di acquisto, contratti, ecc.

Questi documenti di origine devono essere originali, poiché servono come backup per le transazioni registrate.

Queste transazioni devono essere analizzate prima di essere caricate nel sistema per determinare l'account a cui appartengono e l'importo effettivo da registrare.

Vengono inserite solo le transazioni contabili che appartengono alla società.

Identificare gli account

Nel database di contabilità o nel sistema di contabilità utilizzato da una società, esiste un elenco di account o concetti in cui le voci saranno incluse.

È importante che questi account siano adeguatamente dettagliati e sufficientemente specifici per riflettere, senza dubbio, la natura della transazione.

In questo momento si decide quali saranno i conti in cui registreremo la transazione.

Registrazione della transazione

La transazione o la registrazione nel giornale vengono registrate, nella misura in cui ciò accade, in modo tale da risultare in un ordine cronologico.

Per fare queste annotazioni, viene generalmente utilizzato il sistema di contabilità a partita doppia, in cui sono riportati i conti caricati e i conti accreditati.

Esistono libri speciali in cui vengono registrate le transazioni che vengono ripetute con una certa frequenza.

Pubblicazione della voce

Le voci o le transazioni sono pubblicate nei singoli conti dei registri, con debiti a sinistra e crediti a destra.

Nel libro mastro, ogni account è dettagliato.

Registrare i saldi

È il bilancio preliminare di tutti i conti; i saldi sono calcolati e i saldi debitori e crediti sono sommati.

Se il risultato alla fine di queste due colonne è lo stesso, il saldo è corretto.

Conto profitti e perdite

È la sede della totalizzazione dei profitti e delle perdite del business.

Elaborazione del bilancio di verifica

Dopo aver determinato i saldi dei conti che si riflettono nella contabilità generale, procediamo a verificare l'accuratezza dei record.

Con questo documento, è possibile riposizionare gli effetti degli aggiustamenti, prima di registrarli negli account.

Analisi di regolazione

In questo momento, gli aggiustamenti sono registrati nel giornale, in base ai dati raccolti nel bilancio di prova.

Una volta completato questo passaggio, queste regolazioni vengono passate alla contabilità generale. In questo modo, gli account mostreranno i saldi corretti e aggiornati.

Presentazione dei rendiconti finanziari

Le somme sono combinate nei vari conti registrati e presentate nei rendiconti finanziari.

Cioè, le informazioni sul foglio di lavoro (o sul bilancio di prova) sono raggruppate e vengono elaborate le seguenti informazioni: lo stato patrimoniale, il conto economico, il rendiconto finanziario, ecc.

Chiusura della contabilità

In questa fase vengono eseguite azioni per chiudere il ciclo contabile in un determinato anno finanziario.

Tra le operazioni che vengono eseguite in questa fase sono:

• Contabilizzazione delle variazioni delle scorte
• Periodizzazione contabile
• Contabilizzazione degli accantonamenti e perdite di valore
• Contabilizzazione degli ammortamenti

Alla fine, l'anno fiscale finisce nei libri per servire da supporto per il prossimo anno fiscale. In questa fase, le voci del diario vengono pubblicate per chiudere i conti capitali temporanei.

Questa informazione viene quindi trasferita nella contabilità generale, dove il profitto e la perdita netta vengono trasferiti sul conto capitale. È il record della fine dell'anno, in cui tutti i conti (creditori e debitori) devono avere un saldo zero.

Controllare il saldo dopo la chiusura

È un passo dopo la chiusura dei conti nominali. È una procedura che garantisce che il libro mastro generale sia bilanciato per l'inizio del prossimo periodo contabile.

È un equilibrio che ha attività, passività e capitale.

Bilancio finale

Il saldo della situazione finale è il processo che comporta il prelievo dei conti nel libro mastro generale. Nella colonna delle attività sono registrati i conti di credito e nel conto delle passività, quelli del dazio.

Questo sarà l'equilibrio che verrà preso in considerazione per fare il bilancio iniziale del prossimo anno fiscale.

Importanza del processo contabile

Il processo di contabilità è l'unico modo affidabile per determinare la redditività di un'azienda. Seguendo questi passaggi è possibile visualizzare i dettagli del ritorno sull'investimento realizzato in un determinato business.

Allo stesso modo, è ciò che permetterà ai dati di prendere decisioni fondate sul funzionamento dell'azienda, come ad esempio quali elementi necessitano di un apporto di capitale o che dovrebbero essere scartati.

D'altra parte, ha anche vantaggi legali, perché consente di ottenere informazioni aggiornate che potrebbero essere richieste dalle entità governative.

Il processo di contabilità e la sua automazione

Nel corso degli anni, la maggior parte dei compiti in un'azienda sono stati influenzati dall'automazione in modi diversi. Nel caso della contabilità, qualcosa di molto diverso non accade.

Quando la tecnologia dell'informazione divenne un'attività popolare, intorno al 1981, i sistemi di informazione contabile furono integrati nei database.

In base alle dimensioni e alla natura dell'azienda, i suoi leader decidono il livello di sistematizzazione che useranno nella loro contabilità.

Alcuni dei vantaggi dell'automazione del processo di contabilità sono:

alleviare

La maggior parte dei software esistenti sul mercato sono progettati in modo che il team di contabilità possa adattarsi facilmente e rapidamente al sistema.

Inoltre, includono metodi rapidi per correggere i probabili errori che possono essere commessi.

sveltezza

È uno dei vantaggi più evidenti di un sistema automatizzato perché consente di individuare voci, account o altri dati contabili in pochi secondi.

Ciò comporta anche un carico di convenienza, dal momento che elimina la necessità di portare libri o cartelle.

Facilità di supervisione

Contabilità automatica consente di avere, quando richiesto, le prospettive finanziarie del business.

Inoltre, è possibile verificare e confrontare il comportamento di ciascun account in qualsiasi momento durante l'anno fiscale.

Copie di backup

Avere il sistema di contabilità automatizzata consente di avere copie di tutte le informazioni in modo più rapido e semplice di quanto non lo sarebbe avere manualmente.

Come tutto il resto, questa automazione comporta anche alcuni rischi, tra cui possiamo menzionare:

Virus informatici

I virus informatici rappresentano un rischio per qualsiasi dispositivo o sistema elettronico.

I sistemi contabili sono anche suscettibili di essere penetrati da un virus, il che rende obbligatorio proteggerli con forti misure di sicurezza.

Questo fatto riafferma l'enorme vantaggio di avere backup e backup.

Furto di informazioni

Il furto di informazioni attraverso l'azione degli hacker è un altro rischio naturale di questi sistemi.

Sistemi di contabilità software

Alcuni strumenti informatici per eseguire il processo di contabilità possono essere:

DelSol

È un pacchetto con applicazioni per conservare i conti: tesoreria, buste paga, dichiarazioni dei redditi, ecc.

I loggro

È un software creato dalla società PSL che consente l'amministrazione di contabilità, inventari, vendite, clienti, fornitori e la loro fatturazione, tutto questo supportato nel cloud.

In questo modo è possibile accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Contalux

È un software che consente di passare le informazioni dai libri a un foglio Excel.

Secop

È un software che consente un controllo completo degli inventari, quindi è utile per le aziende con magazzini.

Consente inoltre la registrazione di vendite e acquisti.

Alvendi

È un software molto simile a Secop, anche se con un'interfaccia più semplice.

Moyex

È un software che consente di controllare gli ordini con un alto livello di dettaglio.

Esistono software più specifici come Prestacob, che consente di effettuare prestiti, o Factool, per registrare, stampare e consultare le fatture emesse da un'azienda.

Come visto, è un processo chiave all'interno della gestione aziendale che si è evoluto nel tempo e può essere sofisticato e complesso come richiesto dalle dimensioni e dalla natura dell'organizzazione.

Il processo di contabilità è un modo per garantire il corretto funzionamento di un'azienda e le sue fasi e modi sono adattati all'organizzazione.

riferimenti

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