Qual è il ciclo di vita dei documenti?

il ciclo di vita dei documenti consiste in una successione di fasi attraverso le quali un file transita per tutta la sua vita utile. Queste fasi, che vanno dalla creazione di un documento, a tutti i suoi usi e modifiche, fino al momento della distruzione o dell'archiviazione permanente.

Il concetto di ciclo di vita dei documenti è stato creato negli Stati Uniti dopo la seconda guerra mondiale. Ciò era dovuto alla necessità di trovare un modo appropriato per gestire un numero elevato di file accumulati.

Ogni disciplina affronta il ciclo di vita dei documenti in un modo diverso, tenendo conto del loro approccio e della natura del file.

Ad esempio, il ciclo di vita di un documento legale può avere fasi diverse rispetto a quelle di un documento accademico.

In ogni caso, le considerazioni su quanto tempo un documento deve essere conservato, come dovrebbe essere conservato o quale dovrebbe essere il suo uso corretto. Allo stesso modo, ci sono anche diversi approcci alle fasi del tuo ciclo di vita.

Ad esempio, potrebbero esserci documenti senza alcun valore per un'azienda o un'entità governativa a causa della sua età. Tuttavia, questi stessi archivi possono avere un alto valore storico per un museo.

Un'altra differenza fondamentale è quella tra documenti analogici e digitali. Sebbene l'importanza risieda nel contenuto dei documenti, l'esistenza di file digitali implica particolarità nella loro gestione e nelle fasi del loro ciclo di vita.

Le tre età dei documenti

Nel 1972 lo storico Carlos Wyffels propose la teoria delle Tre età. Secondo questo, i documenti sono oggetti che hanno un processo vitale lungo il quale i loro usi vengono trasformati.

In generale, i documenti vengono utilizzati intensivamente subito dopo la loro creazione e per un certo periodo.

Tuttavia, nel tempo questo uso è ridotto fino al momento in cui si arresta completamente, sia perché sono archiviati o distrutti.

Secondo Wyffels, questo ciclo attraverso il quale passano tutti i documenti è diviso in tre età: l'età amministrativa o attiva, l'età intermedia o semi-attiva e l'età inattiva o storica.

L'età amministrativa o attiva

Si riferisce al periodo attivo di un documento. Inizia al momento della sua creazione e attraversa diverse fasi in cui viene consultato, trasferito e condiviso su base frequente.

Ad esempio, l'età amministrativa di un ticket di servizio pubblico inizia quando viene generata. Quindi, continua a muoversi durante un periodo di tempo limitato: mentre un postino lo consegna o viene inviato per posta elettronica, quando viene consultato e quando viene pagato.

L'età intermedia o semi-attiva

È il periodo in cui il documento ha perso l'utilità per cui è stato creato. Pertanto, non ha un uso attivo come nell'età amministrativa. Tuttavia, è conservato e può essere consultato raramente.

Ad esempio, l'età intermedia di un ticket di servizio inizia quando, dopo il pagamento, viene archiviata in una cartella. È molto probabile che non verrà mai più consultato, tuttavia, rimane archiviato in caso di qualsiasi preoccupazione.

La vita semi-attiva dei documenti può essere variabile in base al tipo di documento e in base al contesto. Un documento legale, ad esempio, può avere una vita più attiva di un biglietto di servizio pubblico.

L'età inattiva o l'età storica

Si riferisce al periodo finale degli archivi. Tuttavia, non tutti i file hanno la stessa destinazione. A seconda della loro natura, possono essere convertiti in storia o distrutti.

Gli archivi storici sono quelli che hanno un valore culturale o di ricerca. Pertanto, durante questa fase, si cercano metodi di conservazione per preservarli nel modo più completo possibile.

Le fasi del ciclo di vita dei documenti

La teoria delle tre età stabilisce in modo generale le fasi fondamentali attraverso cui passano tutti i documenti.

Tuttavia, ci sono anche altre fasi più specifiche che definiscono l'utilità e la manipolazione dei documenti.

Le fasi attraverso le quali passa un documento dipendono dal suo valore, dal suo uso e dal suo contesto. In base a queste caratteristiche, viene determinato quali sono le fasi che devono passare e quali sono le disposizioni tecniche e amministrative per ciascuna di esse.

Queste sono alcune delle fasi principali attraverso le quali un documento passa durante la sua vita utile:

1-creazione: consiste nella creazione del documento, sia in formato stampato che digitale.

2-Storage: in base al formato in cui è stato creato il documento, viene memorizzato fisicamente o digitalmente. In alcuni casi, anche la fase di digitalizzazione viene considerata, quando fa parte del processo.

3-categorizzazione: si riferisce all'organizzazione, classificazione o indicizzazione dei documenti secondo i parametri stabiliti in ciascun contesto.

4-Transfer: si riferisce all'invio e / o alla consegna di un documento in base alle sue caratteristiche. In realtà, questo può riferirsi a una consegna tramite posta fisica o ad una spedizione via email, a seconda dei casi.

5-Distribuzione: questa fase si riferisce a documenti che sono di uso pubblico o necessari, quindi, dopo essere stati creati, devono essere divulgati a un determinato gruppo di persone.

6-Uso collaborativo: Al momento, i file possono essere organizzati per l'uso e l'edizione condivisa. Questa fase è di recente comparsa ed è considerata esclusivamente per i documenti digitali.

7-Query: si riferisce a quella fase in cui i documenti sono disposti con l'intenzione di poter essere consultati. Durante questo processo, le disposizioni di sicurezza e / o accessibilità sono molto importanti, a seconda del pubblico che si prevede acceda alle informazioni.

8-deposito o distruzione: Questa è la fase finale del ciclo di vita di tutti i documenti. Corrisponde al momento in cui viene deciso se ha abbastanza valore storico da essere conservato o, al contrario, viene distrutto.

mezzi

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