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Le 7 fasi della pianificazione più importante
il fasi di pianificazione comprendono l'acquisizione di informazioni sui possibili scenari e l'anticipazione del piano d'azione che deve essere seguito prima di ciascuno. La pianificazione è il primo passo da compiere nell'amministrazione e / o nella gestione di qualsiasi organizzazione.
In questo senso, pianificare è ragionare sui diversi aspetti dell'operazione di un'idea imprenditoriale. Nella pianificazione, la cultura organizzativa esistente o che si desidera coltivare in azienda deve essere presa in considerazione, poiché ciò determinerà se l'una o l'altra strategia viene scelta.
Allo stesso modo, gli obiettivi aziendali devono essere tenuti in considerazione perché sono quelli che guideranno le azioni da eseguire.
Caratteristiche della pianificazione
unità
Ogni unità dell'azienda può avere un piano d'azione, ma deve sempre essere collegato al piano generale in modo che contribuisca al raggiungimento degli obiettivi proposti.
continuità
La pianificazione è un compito permanente.
accuratezza
Deve essere chiaramente definito e indicare aspetti specifici dell'organizzazione.
penetrabilità
È un'attività che riguarda tutti i livelli gerarchici dell'azienda.
Le 7 fasi principali della pianificazione
1- Ricerca ambientale
Una fase molto importante è la ricerca, perché consente di raccogliere preziose informazioni sul passato e sul presente dell'azienda, per prevedere possibili scenari futuri.
Una delle metodologie più popolari per rendere questo approccio all'ambiente interno ed esterno dell'azienda è la matrice DOFA. È uno strumento utile per identificare i punti deboli (D), le opportunità (O), i punti di forza (F) e le minacce (A) di un'azienda.
Identificare questi elementi consentirà ai dirigenti di sfruttare i punti di forza per sfruttare le opportunità e mitigare le minacce.
È anche utile conoscere i punti deboli su cui lavorare per eliminarli il più possibile.
In questa ricerca, anche i fattori interni o esterni che possono influenzare positivamente o negativamente il funzionamento dell'organizzazione devono essere identificati.
2- Fissare gli obiettivi
Con le informazioni raccolte nella fase di ricerca, ci sono elementi per stabilire gli obiettivi di business.
Ciò significa che i risultati che si prevede di ottenere in un dato momento sono definiti e delineati. Gli sforzi e le risorse umane e materiali saranno investiti in quegli obiettivi che sceglierai.
3- Definire strategie
Una volta deciso il punto di arrivo, è tempo di definire il modo in cui quel punto verrà raggiunto.
La strategia è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi. Deve essere concordato tra i gestori e deve tener conto di tutti i possibili fattori.
La strategia deve essere ferma e allo stesso tempo flessibile, in modo che vi sia l'opportunità di adattarla alle condizioni ambientali.
Un altro aspetto chiave in questo punto è la comunicazione della strategia selezionata a tutti i collaboratori dell'azienda, in modo che tutti conoscano il loro ruolo sulla strada verso l'obiettivo.
È conveniente che siano contemplate strategie alternative per affrontare diversi scenari.
4- Elaborare politiche istituzionali
Con la strategia selezionata e gli obiettivi chiari è possibile decidere quali sono i criteri che regoleranno l'azione.
La determinazione di politiche specifiche consente di delegare l'autorità e delineare chiaramente le procedure. Inoltre, implicano valori aziendali e semplificano i processi.
Le politiche istituzionali forniscono obiettività, continuità e stabilità nel processo decisionale, facilitando al tempo stesso il coinvolgimento di nuovo personale.
5- Definire un programma
Avere obiettivi chiari e una strategia definita, è tempo di assegnare un termine all'azione. Questo è ottenuto con un programma; data è data al raggiungimento degli obiettivi.
È una specie di calendario di attività. Idealmente, dovrebbe essere una stima prudente ma realistica del tempo necessario per completare ciascuna attività. Questo grafico dovrebbe integrare compiti grandi e piccoli in ordine cronologico.
C'è una matrice ideata nel 20 ° secolo da Henry Laurence Gantt, che consente di visualizzare chiaramente le diverse fasi di un progetto in una timeline. Il punto iniziale e finale di ogni attività è apprezzato.
6- Stimare o calcolare il budget
In questa fase di pianificazione l'obiettivo è conoscere il costo necessario per portare a termine la strategia selezionata. Il costo dell'attività viene aggiunto al programma attività.
Dovrebbe anche descrivere nel dettaglio tutte le risorse che saranno investite e tutto ciò che deve essere prodotto per raggiungere gli obiettivi.
In questo momento, viene deciso anche il prezzo del bene o del servizio che verrà offerto, così come i profitti stimati. In questo caso deve esserci anche una certa flessibilità per affrontare possibili deviazioni e / o perdite.
7- Definire i meccanismi di controllo
Ciascuna delle fasi del processo di pianificazione richiede un indicatore che consenta di qualificare o meno la conformità di tale fase. È necessario disporre di parametri per valutare la conformità a ciascuno di questi.
Importanza della pianificazione
Solo la pianificazione garantisce l'uso razionale ed efficiente delle risorse quando si desidera sviluppare un'attività. Allo stesso modo, l'improvvisazione e la soggettività sono ridotte quando si prendono decisioni.
riferimenti
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