Funzioni, funzioni e importanza del reparto acquisti

il reparto commerciale è la sezione di un'azienda responsabile di tutte le attività per l'acquisizione di materie prime, pezzi di ricambio, servizi, ecc., come richiesto dall'organizzazione. Fornisce un servizio che è la spina dorsale di molte organizzazioni industriali, commerciali e militari.

Garantisce che le forniture necessarie per gestire l'attività siano ordinate e mantenute in inventario. Questo reparto è al centro della gestione della supply chain di successo ed è responsabile della riduzione al minimo dei costi dei prodotti ordinati, del controllo dei livelli di inventario e della creazione di solide relazioni con i fornitori.

Un buon reparto acquisti richiederà qualità dai fornitori e seguirà gli ordini dall'inizio alla ricezione. Aiuta altri dipartimenti a identificare i bisogni, gestire il processo di richiesta e ottenere prezzi competitivi. Di solito fungono da controllori per garantire la conformità con i budget.

indice

• 1 caratteristiche
  • 1.1 Agire come consulenti fidati per l'alta direzione
  • 1.2 Promuovere l'innovazione dei fornitori
  • 1.3 Fornire informazioni sui principali dati del fornitore
  • 1.4 Gestione e snellimento del rischio della catena di approvvigionamento
  • 1.5 Promuovere lo staff agile e lo sviluppo del talento
• 2 funzioni
  • 2.1 Ottenere materiali
  • 2.2 Valutare i prezzi
  • 2.3 Pre-approvazione dei fornitori
  • 2.4 Tenere traccia degli ordini
  • 2.5 Lavoro d'ufficio
  • 2.6 Conformità alle norme
• 3 Importanza
  • 3.1 Ottieni costi inferiori
  • 3.2 Prevenire l'insufficienza dei materiali
  • 3.3 Migliorare la qualità
  • 3.4 Gestire le relazioni
  • 3.5 Ricerca di innovazione
• 4 riferimenti

lineamenti

Agire come consulenti fidati per l'alta direzione

Il reparto acquisti è coinvolto nella pianificazione aziendale e nel budget ad alto livello. Ciò consente di progettare costi di reverse engineering ed esplorare alternative che sono potenzialmente meno costose e / o di qualità superiore.

Guidare l'innovazione dai fornitori

Più che esigere il prezzo più basso, il reparto acquisti collabora con i fornitori per ridurre il costo sottostante dei loro prodotti e servizi.

Sono intimamente coinvolti con "il ciclo di vita dell'innovazione", dall'idea iniziale alla produzione e al miglioramento continuo.

Fornire informazioni sui principali dati del fornitore

Le aziende possono utilizzare queste informazioni per creare analisi predittive, fornendo una visione più approfondita dei mercati.

Gestire e snellire il rischio della catena di approvvigionamento

Le crisi economiche hanno insegnato il valore di essere vigili sulla stabilità dei fornitori. Il reparto acquisti ha una visione molto più nitida di quella zona rispetto a qualsiasi altra parte dell'organizzazione.

Promuovere lo staff agile e lo sviluppo del talento

È necessario attraversare i confini funzionali e geografici per trovare i candidati giusti per il reparto acquisti.

In alcuni casi, la risposta sta nell'outsourcing o nell'uso di organizzazioni di servizi condivisi.

funzioni

Ottenere materiali

Per un'azienda manifatturiera questo potrebbe includere materie prime, ma potrebbe anche includere strumenti, macchinari o anche le forniture d'ufficio necessarie per il team di vendita e le segretarie.

In un'azienda di vendita al dettaglio, il reparto acquisti deve assicurarsi che ci siano sempre abbastanza prodotti sugli scaffali o nei negozi per mantenere il negozio ben rifornito.

È particolarmente importante mantenere il magazzino di inventario a un livello ragionevole. Investire in eccesso grandi quantità di denaro in inventario potrebbe generare problemi di stock e una mancanza di capitale per altri tipi di spese, come ricerca e sviluppo o pubblicità.

Valuta i prezzi

Un reparto acquisti è responsabile di valutare continuamente se si ricevono i materiali al miglior prezzo possibile, al fine di massimizzare la redditività.

È necessario confrontare i prezzi, al fine di trovare i migliori fornitori con i prezzi più ragionevoli per gli ordini delle dimensioni specifiche della società.

Il reparto acquisti può comunicare con fornitori alternativi, negoziare prezzi migliori per ordini di volume superiore o scoprire la possibilità di ottenere prodotti con un prezzo inferiore da altre fonti diverse.

Pre-approvazione dei fornitori

Il reparto acquisti valuta i fornitori in termini di prezzo, qualità, opinioni dei clienti e tempo per completare gli ordini, producendo un elenco di fornitori approvati.

Traccia gli ordini

Gli ordini sono documentati con i moduli di ordine di acquisto. Questi specificano informazioni importanti sui materiali ordinati e sulla quantità richiesta.

Questi moduli vengono utilizzati per garantire che i prodotti ordinati siano ricevuti e per tracciare il tempo necessario per completare gli ordini.

Lavoro d'ufficio

Il reparto acquisti gestisce tutta la documentazione relativa all'acquisto e alla consegna dei materiali.

Ciò significa lavorare a stretto contatto con l'ufficio contabilità, al fine di garantire che ci sia abbastanza denaro per acquistare gli articoli, che i flussi di cassa avvengano senza intoppi e che tutti i pagamenti siano effettuati in tempo.

Conformità alle norme

Prima di effettuare un acquisto, il reparto acquisti deve accertarsi che rispetti le formalità richieste per l'acquisizione e l'approvazione del budget e deve assicurare che i materiali vengano acquistati seguendo la politica generale dell'organizzazione.

importanza

Ottieni costi inferiori

Il reparto acquisti svolge un ruolo importante nella massimizzazione dei profitti aziendali. Confronta i prezzi e negozia con i fornitori in modo che la società ottenga il miglior prezzo possibile sui prodotti necessari.

Può anche fornire risparmi approfittando delle garanzie e degli sconti che di solito quelli che non sono specialisti dimenticano.

Aiuta a risparmiare, offrendo una maggiore trasparenza a spese dell'azienda. Ciò consentirà di negoziare contratti migliori e di liberare il flusso di cassa.

Prevenire l'insufficienza dei materiali

Il reparto acquisti deve identificare quali prodotti sono fondamentali per l'azienda e adottare le misure appropriate per proteggere la catena di approvvigionamento.

Per garantire che materiali insufficienti non influiscano sulla produttività, il reparto acquisti utilizza tecniche come il sourcing multiplo.

Avere più fonti significa utilizzare diversi provider che offrono gli stessi prodotti. Se c'è un problema con un fornitore, gli ordini possono essere aumentati a un altro per compensare l'errore.

Migliorare la qualità

Il reparto acquisti aiuta a migliorare la qualità impostando obiettivi di rendimento. Quindi tiene traccia delle prestazioni effettive rispetto a tali obiettivi.

È fondamentale misurare le caratteristiche di qualità utilizzando gli indicatori per gli attributi, come la durata, l'aspetto del prodotto o la tempestività della consegna.

Lavoriamo a stretto contatto con i fornitori per sviluppare i loro processi e aiutarli a migliorare la qualità.

Gestisci le relazioni

La sfida del reparto acquisti è di rendere il fornitore interessato a lavorare con l'azienda. Fai investire il fornitore in una relazione a lungo termine.

Il dipartimento deve anche gestire i rapporti all'interno dell'azienda. Devi lavorare con le parti interessate interne, come marketing, finanza, logistica e distribuzione, per garantire che tutti siano allineati.

Ricerca di innovazione

Poiché il reparto acquisti è sempre in contatto con una varietà di aziende esterne, è in una posizione ideale per acquisire prodotti innovativi in ​​grado di fornire un vantaggio competitivo all'azienda in termini di prezzo, qualità o convenienza.

riferimenti

1. Alexis Writing (2018). Quali sono le funzioni di un reparto acquisti in un'organizzazione? Piccola impresa - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, l'enciclopedia libera (2018). Gestione degli acquisti Tratto da: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Ruoli di un reparto acquisti nel mondo degli affari. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 modi in cui il reparto acquisti può migliorare la tua attività. Tratto da: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). I cinque tratti delle organizzazioni di procurement di livello mondiale. Forbes. Tratto da: forbes.com.