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Principi di controllo di una società Principi ed esempi principali
il principi di controllo di una società sono le norme che richiedono l'esistenza di procedure e processi stabiliti nei sistemi contabili per aiutare i manager a supervisionare e regolare le attività dell'azienda, garantendo in tal modo che i beni dell'azienda siano protetti.
Lo scopo dei principi di controllo è garantire che il sistema di contabilità funzioni correttamente e che gli eventi aziendali siano registrati in modo accurato. Ovviamente, i manager non possono controllare tutti i dipendenti, quindi c'è la possibilità che si verifichino errori o frodi.
Per identificare e stabilire controlli efficaci, la direzione deve valutare continuamente i rischi, supervisionare l'implementazione del controllo e modificare i controlli secondo necessità.
Avere una funzione aziendale così essenziale fornisce una ragionevole sicurezza diminuendo la probabilità di errori e salvaguardando il patrimonio dell'organizzazione. Data la loro importanza, le aziende devono considerare i principi fondamentali del controllo.
indice
- 1 Principi di controllo principali
- 1.1 Ambiente di controllo
- 1.2 Attività di controllo
- 2 esempi
- 2.1 Separazione delle attività
- 2.2 Approvazioni
- 2.3 Rotazione del personale e ferie
- 2.4 Audit fisici
- 2.5 riconciliazioni periodiche contabili
- 2.6 Controlli automatici
- 3 riferimenti
Principali principi di controllo
Ambiente di controllo
Lo stile di gestione e le aspettative dei manager di alto livello, in particolare le loro politiche di controllo, determinano l'ambiente di controllo.
In un ambiente di controllo vi è una supervisione supplementare da parte di un comitato di gestione, che garantisce l'integrità amministrativa, i valori etici, una struttura organizzativa ben definita e dipendenti competenti e affidabili, che assegnano autorità e responsabilità.
Attività di controllo
Sono politiche e procedure specifiche che la direzione utilizza per raggiungere i suoi obiettivi. Questi includono i seguenti:
Separazione delle attività
Richiede che a diverse persone venga assegnata la responsabilità di eseguire diversi compiti in attività correlate, in particolare quelle che comportano l'autorizzazione, la custodia o il mantenimento di record.
Richiedendo a persone diverse di fare queste funzioni, viene creato un sistema di controllo bilanciato.
Approvazione di transazioni e attività
Aiuta a garantire che tutte le attività aziendali siano conformi alle politiche e alle linee guida stabilite.
Richiedere a determinati gestori di approvare determinati tipi di transazioni aggiunge un impegno aggiuntivo ai record contabili, dimostrando che le transazioni sono state analizzate e approvate dall'autorità corrispondente.
Standardizzazione dei documenti
Comprende la creazione di fatture e altri documenti che sono facili da usare e sufficientemente informativi, l'uso di documenti pre-numerati e consecutivi e la preparazione tempestiva dei documenti.
La standardizzazione facilita la revisione dei vecchi record quando si cerca l'origine di alcune discrepanze nel sistema. La mancanza di standardizzazione può causare alcuni elementi da trascurare o interpretati erroneamente in quella recensione.
Controlli fisici e di accesso su beni e record
Sono controlli elettronici o meccanici (casseforti, carte d'identità, recinti, registratori di cassa, videocamere, serrature) o controlli del computer, relativi ai privilegi di accesso o alle procedure consolidate di backup e ripristino.
La tecnologia di solito può arrivare dove le persone non possono, e può essere al lavoro 24 ore al giorno senza la necessità di un pagamento aggiuntivo.
Il controllo dell'accesso a un sistema di contabilità tramite password, serrature e record di accesso elettronico impedisce agli utenti non autorizzati di uscire dal sistema, oltre a fornire un modo per controllare l'utilizzo del sistema per identificare le fonti di errori.
Recensioni indipendenti
Le aziende devono rivedere periodicamente i loro sistemi di controllo. Questo deve essere fatto da una persona che non ha fatto alcuna parte del lavoro che verrà verificato.
Queste revisioni contribuiscono a garantire l'affidabilità delle informazioni contabili e l'efficienza delle operazioni.
Assegnazione di responsabilità
La compagnia deve stabilire chiaramente le responsabilità. Assegnare responsabilità specifiche alle persone assicura che capiscano qual è la loro funzione per mantenere il controllo.
Se una qualsiasi responsabilità viene ignorata, un sistema di controllo efficace renderà chiaro chi non sta eseguendo un'attività assegnata.
Esempi
Tutti questi controlli soddisfano gli obiettivi del principio di controllo. Dopo che i controlli sono stati effettuati, i manager non devono monitorare l'attività di ciascun dipendente. Possono controllare periodicamente i controlli per assicurarsi che funzionino correttamente e concentrarsi sulla gestione aziendale.
Separazione delle attività
È un buon controllo garantire che le funzioni di registrazione siano separate dall'effettiva gestione della liquidità.
Per questo motivo, il cassiere è responsabile per la raccolta di denaro dai clienti, con la possibilità di depositarli in banca, e il reparto contabilità è responsabile per la registrazione di queste ricevute di cassa e fare riconciliazioni bancarie.
In questo modo, una singola persona non può prendere i soldi del cliente e sottrarli, quindi nascondere i conti fraudolenti.
Se due persone fanno questi lavori, l'unico modo in cui la frode può funzionare è se ogni persona è in complicità con l'altra. Ovviamente, due impiegati complicati sono molto meno probabili di un singolo dipendente a rubare.
Riconoscimenti
Richiedere un'approvazione per poter effettuare pagamenti di spese ingombranti può impedire ai dipendenti senza scrupoli di effettuare ingenti transazioni fraudolente con i fondi della società.
Un listino prezzi ufficiale serve da approvazione allo staff di vendita per vendere con questi prezzi. Inoltre, potrebbe esserci un controllo che consente al responsabile delle vendite di autorizzare modifiche ragionevoli nel listino prezzi.
Rotazione del personale e vacanze
La rotazione obbligatoria dei dipendenti o il periodo di ferie sono implementati per individuare schemi fraudolenti in cui è richiesto un sistema usuale per mantenerlo.
Se il contabile cambia responsabilità ogni due mesi, una persona non può eseguire in modo coerente un sistema falso.
Audit fisici
Le verifiche fisiche comprendono il conteggio manuale del contante e di qualsiasi altro bene fisico registrato nel sistema contabile, come gli inventari.
Il conteggio fisico può rivelare discrepanze nascoste nei saldi dei conti ignorando completamente i record elettronici. Il conteggio dei contanti presso i punti vendita può essere effettuato ogni giorno o anche più volte al giorno.
I progetti più grandi, come l'inventario fisico, dovrebbero essere eseguiti con minore frequenza, forse su base annuale o trimestrale.
Riconciliazioni periodiche contabili
Garantiscono che i saldi del sistema contabile coincidano con i saldi dei conti di altre entità, come banche, fornitori e clienti.
Le differenze riscontrate tra questi tipi di conti complementari possono rivelare discrepanze nei propri conti o che gli errori provengono dalle altre entità.
Controlli automatici
Sono probabilmente i controlli interni più comuni perché non solo proteggono l'azienda, ma aumentano la sua efficienza.
I clock automatici sono un buon esempio. I dipendenti vengono controllati da questi orologi quando arrivano e quindi vengono verificati alla fine della giornata.
L'orologio automatico elimina la possibilità che i dipendenti tradiscano con le loro ore di lavoro.
riferimenti
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- Amministratore (2015). 17 Principi di controllo interno. Avvocato etico. Tratto da: ethicaladvocate.com.
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