Richiesta di tipi di acquisto, modalità di realizzazione, importanza ed esempi

La forma di richiesta d'acquisto è il documento generato da un reparto utente o dal personale del magazzino per notificare al reparto acquisti gli articoli che devono essere ordinati, la quantità e il periodo di consegna. L'acquisto in un'azienda inizia con la compilazione dei requisiti.

Dopo che sono stati compilati, è necessario informare il reparto acquisti. La richiesta d'acquisto è il documento che conterrà l'elenco di tali requisiti. Per prevenire le frodi, i responsabili di reparto non sono generalmente autorizzati a effettuare ordini direttamente con i fornitori o acquistare per conto dell'azienda.

Invece, quello che in realtà pone gli ordini con fornitori esterni è un dipartimento diverso chiamato reparto acquisti. I responsabili dei diversi dipartimenti utilizzano i moduli di richiesta di acquisto per informare questo dipartimento dei materiali che devono essere acquisiti.

Le richieste d'acquisto e gli ordini d'acquisto sono documenti chiave nel processo di acquisizione degli articoli di cui l'azienda ha bisogno per il suo funzionamento, standardizzando il processo d'ordine internamente ed esternamente.

indice

• 1 tipi
  • 1.1 Standard
  • 1.2 Subappalto
  • 1.3 Spedizione
  • 1.4 Trasferimento di inventario
  • 1.5 Servizio esterno
• 2 Come è fatto?
  • 2.1 Processo di richiesta d'acquisto
• 3 Importanza
  • 3.1 Avvia il processo di acquisto
  • 3.2 È uno strumento di controllo
  • 3.3 Proteggi il business
  • 3.4 Centralizzazione del processo di acquisto
• 4 esempi
  • 4.1 Esempio 1
  • 4.2 Esempio 2
• 5 riferimenti

tipo

I punti chiave sulla richiesta di acquisto sono i seguenti:

- È una richiesta che viene inviata al reparto acquisti per acquisire un determinato elenco di materiali.

- Ha bisogno dell'approvazione dell'organizzazione degli acquisti.

- È un documento interno; cioè, rimane all'interno dell'organizzazione.

È possibile creare una richiesta di acquisto per i seguenti tipi di provisioning:

standard

Per ottenere forniture e materiali dai fornitori, sia per i processi di produzione che per gli articoli per ufficio di consumo e altre attività.

subappalto

Fornire la materia prima a un fornitore e quindi ottenere un prodotto finito.

spedizione

L'ottenimento di materiale archiviato negli stabilimenti della società e il fornitore sono a pagamento.

trasfInventory Efficiency

Per ottenere materiali da un altro dipartimento o area all'interno della stessa organizzazione.

Servizio esterno

Per ottenere i servizi di un fornitore esterno, come ad esempio eseguire lavori di manutenzione sull'impianto.

Come è fatto?

I componenti di base che costituiscono una richiesta d'acquisto sono:

- Numero di richiesta, che consente l'identificazione del documento. Deve essere prestampato.

- Dipartimento richiedente.

- Data della richiesta e data di consegna richieste.

- Nome della persona che prepara la richiesta e la firma della persona che effettua l'autorizzazione corrispondente.

- Gli articoli richiesti devono essere descritti in dettaglio, per evitare dati imprecisi. L'importo deve essere esatto; È molto importante posizionare l'unità richiesta (chili, litri, unità, ecc.).

- Firma del responsabile del reparto acquisti che approva o non approva l'acquisto.

- Se le quotazioni sono già state richieste dai fornitori, devono essere allegate alla richiesta.

Processo di richiesta d'acquisto

Il processo di richiesta di acquisto viene utilizzato dalle organizzazioni per eseguire e tenere traccia degli ordini di fornitura. Questi possono essere qualsiasi cosa, dalla materia prima ai mobili per ufficio e altro ancora.

Quando un responsabile di reparto ritiene che i materiali si stiano esaurendo, compila il modulo di richiesta, che include i campi sopra indicati.

Una richiesta di acquisto è la forma che un reparto della società invia al reparto acquisti, elencando gli articoli che si desidera richiedere a un fornitore esterno.

Questo processo consente agli utenti di effettuare un ordine, ricevere l'approvazione dal supervisore e, soprattutto, consentire ai fornitori esterni di inviare preventivi.

Quando il responsabile degli acquisti riceve la richiesta di acquisto in questo processo, può esaminare tutte le informazioni inviate dall'utente originario. Il manager seleziona semplicemente se la richiesta è approvata o meno.

Se non è approvato, c'è una casella per inserire la motivazione della decisione e il dipartimento richiedente sarà informato su questa decisione. Tuttavia, se il manager dà la sua approvazione, il prossimo passo sarà richiedere la quotazione ai fornitori.

importanza

Inizia la procedura di acquisto

Ogni tanto i reparti di un'azienda necessitano di materiali; La richiesta di acquisto avvia la procedura di acquisto. Il reparto acquisti agirà in conformità con la forza del documento.

Se c'è un problema, il documento servirà come prova che un dipartimento ha richiesto le forniture con una certa comunicazione.

È uno strumento di controllo

Dove non ci sono controlli adeguati il ​​personale può essere coinvolto in frodi, in quanto possono richiedere materiali per uso personale.

Con una richiesta di acquisto esistono misure stabilite per garantire che non venga praticata alcuna frode. La richiesta deve passare attraverso diverse mani per garantire la sua precisione e necessità.

Proteggi il business

Con gli ordini di requisizione implementati, le possibilità di frode vengono evitate. Anche i beni dell'azienda sono protetti.

Centralizzazione del processo di acquisto

Quando un'organizzazione richiede che tutte le richieste vengano eseguite centralmente attraverso il reparto acquisti, è facile gestire l'intero processo.

Anche gli acquirenti ne traggono vantaggio, poiché ora possono raggruppare gli acquisti e sfruttare il potere d'acquisto dell'organizzazione per negoziare condizioni migliori.

Esempi

Esempio 1

Richiesta n .: 00455

Data: 15 maggio 2018

Nome del richiedente: Annaliese Corvo

Posizione: supervisore della formazione

Dipartimento: formazione del personale

Motivo della richiesta: I seguenti elementi devono essere utilizzati nel corso di formazione "Quality Assurance", che verrà fornito durante la settimana dal 16 al 20 luglio 2018.

- 01 caso di pennarelli per lavagna a fogli mobili.

- 12 matite.

- 01 lavagna a fogli mobili con 20 fogli bianchi: 1 metro di larghezza x 1,5 metri di lunghezza.

- 12 taccuini lineari normali dimensioni.

- 06 pennarelli colorati per lavagna.

- 12 gomme da cancellare.

- 12 penne a inchiostro blu.

2 citazioni ricevute dai fornitori di articoli di cancelleria sono allegate.

Autorizzato da: Alberto Moreno

Posizione: responsabile delle risorse umane

Gestione delle risorse umane

Esempio 2

Il reparto produttivo di Confecciones Tely, S.A. È necessario ordinare diversi materiali e compilare il modulo di richiesta. Questo modulo notifica al reparto acquisti che tali forniture sono necessarie.

Il reparto acquisti può approvare o rifiutare la richiesta ricevuta. Se approvato, verrà creato un ordine d'acquisto.

L'ordine di acquisto viene inviato al fornitore per acquistare i prodotti. Il fornitore produce e consegna i prodotti con una fattura.

Il reparto reception riceve i prodotti e consegna il rapporto di ricezione al reparto contabilità.

Se tutti i documenti sono conformi, il reparto contabilità rilascia l'approvazione della fattura alla cassa, indicando che il pagamento può essere effettuato al fornitore.

riferimenti

1. Dizionario aziendale (2018). Richiesta d'acquisto Tratto da: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Cos'è una richiesta d'acquisto? Tratto da: myaccountingcourse.com.
3. Forest Time. La differenza tra una richiesta e un ordine d'acquisto. Piccola impresa - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Che cos'è una richiesta d'acquisto e perché è importante per la tua attività. Procurify. Tratto da: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Richiesta d'acquisto. Tratto da: tutorialspoint.com.