L'ufficio nel mondo degli affari Funzioni, attrezzature e materiali



il ufficio nel mondo degli affari rappresenta la parte della società in cui vengono elaborati i dati ricevuti ed emessi, al fine di fornire le informazioni richieste dall'organizzazione per il normale sviluppo delle sue attività o attività.

La sua importanza è data perché ogni azienda che produce beni o servizi, indipendentemente dal ramo in cui è specializzata, ha bisogno di un gruppo di persone che gestisce l'operazione e gestisce le altre funzioni amministrative. La maggior parte di queste persone lavora negli uffici.

La quantità di personale in un ufficio può variare, ma tutte le organizzazioni, indipendentemente dal loro tipo o dimensione, hanno bisogno di impiegati d'ufficio per occuparsi delle attività quotidiane. Gli impiegati d'ufficio gestiscono molti aspetti diversi di un'azienda.

Questi aspetti includono la contabilità, l'elaborazione di testi e dati, le telecomunicazioni e altre attività. Sono necessari in tutti i settori dell'economia, dalla produzione ai trasporti.

La tecnologia fornisce un contributo fondamentale in ufficio: consente di eseguire una quantità maggiore di lavoro in un periodo più breve.

indice

  • 1 funzioni
  • 2 Attrezzature e materiale
    • 2.1 Sistema telefonico commerciale e telefoni da tavolo
    • 2.2 Computer
    • 2.3 Rete di computer e connessione Internet
    • 2.4 Stampanti multifunzione
    • 2.5 Distruggidocumenti
    • 2.6 Fotocopiatrici
    • 2.7 Videoproiettori e schermi
    • 2.8 Attrezzature per commercianti
    • 2.9 Mobili
    • 2.10 Forniture e forniture per ufficio
  • 3 Esempi di lavori in un ufficio
    • 3.1 Scrittori / editori di siti Web e giornali
    • 3.2 Receptionist
    • 3.3 Ragionieri
    • 3.4 Manager
    • 3.5 Call attention-Call center
  • 4 riferimenti

funzioni

- I servizi importanti forniti dall'ufficio includono sia servizi amministrativi che altri servizi agli altri dipartimenti dell'organizzazione, che non possono funzionare senza l'ufficio.

- L'ufficio è tanto importante in un'organizzazione quanto il cervello nel corpo umano. Pertanto, l'ufficio è il cervello dell'azienda. Raccoglie informazioni da diverse fonti interne ed esterne, le registra, le organizza e le analizza per renderle disponibili alla gestione. Tutti i tipi di informazioni, sia passati che presenti, sono disponibili in ufficio.

- L'ufficio funge anche da intermediario. Connetti il ​​mondo esterno con i diversi dipartimenti e viceversa. Tutti gli ordini di vendita vengono ricevuti attraverso l'ufficio. Collegare l'organizzazione con clienti, fornitori, governo e pubblico in generale. Le pubbliche relazioni sono molto importanti negli uffici moderni.

- È il cuore di tutte le attività commerciali; È come un centro nevralgico amministrativo. Le informazioni su acquisti, vendite, finanze e comunicazioni circolano dall'ufficio.

- È un centro di controllo; è il mezzo per le politiche della società di agire. Quando l'azienda cresce, a ciascun leader viene delegato il potere di prendere le proprie decisioni e azioni. Pertanto, ogni dipartimento avrà il proprio ufficio, per facilitare la gestione a delineare i suoi piani e le politiche.

Alcune azioni chiave che vengono svolte negli uffici sono:

  • Incontri.
  • Attira l'attenzione
  • Accetta la strategia dell'azienda.
  • Accetto gli obiettivi.
  • Organizzazione di file fisici e informatici.
  • Servizio clienti
  • Stampa e copia di documenti.

Attrezzature e materiale

Le apparecchiature per ufficio si sono evolute per consentire una maggiore automazione. Office automation significa usare le macchine per eseguire compiti ripetitivi e noiosi che le persone facevano. Le squadre aiutano inoltre i lavoratori a svolgere il proprio lavoro in modo più rapido ed efficiente.

Tra le attrezzature che possiamo trovare in un ufficio ci sono:

Sistema telefonico commerciale e telefoni da tavolo

Sono i principali mezzi utilizzati per la comunicazione diretta con clienti e fornitori.

computers

Per elaborare le informazioni, che è attualmente l'anima di qualsiasi ufficio. Sono anche essenziali per la comunicazione, grazie alla posta elettronica.

Rete di computer e connessione Internet

Se l'informazione è l'anima dell'azienda, allora le reti di computer sono le arterie che canalizzano queste informazioni attraverso tutte le aree dell'azienda. Cablaggio Ethernet, router e un modem sono necessari per connettere la rete locale a Internet.

Stampanti multifunzione

Quando l'informazione è digitale, vogliamo stamparla, e se è stampata, vogliamo scansionarla. D'altra parte, vogliamo riceverlo o inviarlo via fax. Queste squadre fanno tutto.

Trituratori di carta

Quando generi carta stampata, molte volte devi distruggerlo. L'ufficio è responsabile per le informazioni che ha.

fotocopiatrici

Fondamenti per fare copie di documenti.

Videoproiettori e schermi

Utilizzato per presentazioni nella sala riunioni.

Attrezzature per i commercianti

Macchine punto vendita e registratori di cassa.

mobili

All'interno dei mobili di un ufficio possiamo trovare quanto segue:

  • sedie
  • desktop
  • cubicoli
  • Schedario
  • tappeti
  • Tavoli riunione

Forniture e forniture per ufficio

Alcuni dei materiali e delle forniture necessari per il funzionamento di un ufficio sono:

- Fogli bianchi: usati per la stampa e la fotocopiatura, per scrivere piccoli appunti e per presentazioni su lavagne a fogli mobili.

- Carta in rotolo: carta termica per fax, nastro per etichette, carta per punto vendita.

- Moduli prestampati: fatture, dichiarazioni fiscali, ricevute di pagamento, calendari desktop.

- Etichette e carta adesiva: etichette per cartelle, etichette di prezzo e post-it.

- Materiali di consumo per la stampa: cartucce d'inchiostro e cartucce di toner.

- Supporti di memorizzazione portatili: memorie USB e schede di memoria.

- Dispositivi di fissaggio meccanici: clip per carta e tipo a farfalla, graffette.

- Elementi di fissaggio chimici: nastro adesivo trasparente, colla.

- Articoli per la pulizia: stracci, bidoni, contenitori per il riciclaggio, scope, sapone, deodoranti, disinfettanti, asciugamani di carta e carta igienica.

- Piccole macchine: punzoni, pinzatrici, cucitrici, sigilli di gomma, numeratori e temperamatite.

- Archiviazione fisica: cartelle, buste, scatole, scaffali e organizer da scrivania.

- Materiali di scrittura e correttori: matite, penne, pennarelli, nastro correttivo, liquido correttore e gomme.

Esempi di lavori in un ufficio

Scrittori / editori su siti Web e giornali

Scrittori ed editori, indipendentemente dal fatto che appartengano al gruppo di lavoro o lavorano da casa, lavorano in un ufficio. Gli scrittori creano contenuti per pubblicazioni stampate, pagine web e blog. Gli editori correggono il contenuto che è stato scritto.

receptionist

Un addetto alla reception lavora in un ufficio ricevendo clienti e fornitori, scrivendo e-mail, rispondendo alle telefonate, prendendo messaggi, inviando e-mail, comunicando telefonate a specifici dipendenti e archivi.

Il rappresentante del servizio clienti deve essere ben informato sull'attività per la quale lavora, nonché sui suoi prodotti e servizi, al fine di aiutare i clienti. Devi rispondere a chiamate ed e-mail, prendere ordini ed emettere rimborsi.

commercialisti

Ragionieri o ragionieri lavorano in un ambiente d'ufficio. I loro doveri comprendono la preparazione delle tasse, il pagamento delle fatture, la ricezione dei pagamenti, tra gli altri.

manager

I responsabili dell'ufficio gestiscono il lavoro dell'ufficio. Le loro mansioni possono variare dall'assunzione, licenziamento o programmazione del lavoro dello staff, delegare funzioni, formare nuovi dipendenti, creare e applicare politiche d'ufficio, supervisionare il team di lavoro, risolvere situazioni e mantenere sistemi informatici.

Call care-Call center

Le persone che lavorano in un call center richiedono di rispondere alle chiamate telefoniche dei clienti dell'azienda per cui lavorano. Devi dare loro le risposte alle tue domande, ricevere reclami ed elaborare gli ordini.

riferimenti

  1. Rob Waugh (2017). Quali sono le prospettive per la tecnologia d'ufficio? The Telegraph. Piccola impresa Connect. Tratto da: telegraph.co.uk.
  2. State University (2018). Business alla ricerca di computer e ufficio - L'UFFICIO DI OGGI, LA FORZA DEL LAVORO, LE TENDENZE NELL'AMBITO, IL MONDO DELLE FINANZE. Tratto da: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Come il computer ha cambiato l'ufficio per sempre. BBC News Tratto da bbc.com.
  4. Wikipedia, l'enciclopedia libera (2018). Gestione dell'ufficio Tratto da: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Nozioni di base dell'ufficio. Tratto da: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Essential Office Equipment per l'avvio di un'impresa. Le operazioni e la tecnologia di bilanciamento. Tratto da: thebalance.com.