Le 12 funzioni di ufficio più importanti dominano

il funzioni d'ufficio che domina sono le attività amministrative che il personale di un'azienda, organizzazione o istituzione realizzano e che sono necessarie per il funzionamento dello stesso. Se sono fatti in modo efficiente, i risultati saranno molto migliori rispetto a quando sono fatti male.

Questo lavoro, normalmente, ha un programma regolare dal lunedì al venerdì che inizia alle 8 o alle 9:00. e dura fino alle 4 o alle 5 del pomeriggio, anche se varia a seconda dei paesi o delle regioni.

La maggior parte del lavoro d'ufficio richiede competenze di base come: comunicazione orale fluente, capacità di scrivere, file e un po 'di esperienza con apparecchiature da ufficio come computer, fotocopiatrici, ecc.

A seconda del livello della posizione o della responsabilità assunta, è necessario che una persona abbia un'istruzione tecnica, universitaria o di quarto livello.

Le 10 funzioni principali dell'ufficio che domina

1- Pianificazione

Questo è il primo e più importante dei compiti poiché consiste nel definire in che modo i metodi e le strutture organizzative possono contribuire al piano aziendale.

Esistono strumenti tecnologici che aiutano questi metodi a concretizzarsi in compiti distribuiti tra i membri del team, ma solo una buona pianificazione può garantire che tutto finisca per aggiungersi all'obiettivo aziendale.

Per la pianificazione generale, è necessaria una chiara visione aziendale e un determinato livello gerarchico all'interno dell'azienda, ma ogni membro del team deve pianificare il proprio lavoro in modo che possa raggiungere gli obiettivi stabiliti e le scadenze.

2- Trascrizione e / o scrittura di rapporti

Un compito che occupa quotidianamente il tempo di chi lavora in un ufficio è la scrittura, in qualsiasi supporto, di rapporti che supportano o dettagliano le loro funzioni o che servono a spiegare al resto dei colleghi i dettagli (background, progresso, risultati, pro e contro, ecc.) di un particolare progetto.

Questi scritti servono anche come una registrazione dell'attività dell'attività dell'organizzazione a cui appartiene quell'ufficio, per verifiche o revisioni future.

3- Partecipare alle riunioni

Sono incontri tra i membri di un gruppo di lavoro in cui vengono scambiate idee sui progetti attuali, vengono esposte nuove proposte, vengono presentate presentazioni, relazioni o rapporti.

Normalmente hanno l'obiettivo di allineare tutti i presenti nella direzione di raggiungere un obiettivo comune, assegnando ruoli, compiti e scadenze a ciascuno. Servono anche a risolvere i problemi che potrebbero essersi verificati nell'esecuzione dei compiti.

Tendono ad avere una frequenza, una durata e dinamiche molto definite. Inoltre, ciò che viene discusso in essi viene solitamente registrato in minuti o minuti per l'archiviazione.

4- Pianificare le riunioni

Si tratta di coordinare l'agenda di tutte le persone che dovrebbero essere in una riunione in modo tale che possano coincidere in un luogo e in un momento specifici.

È un compito che può essere travolgente, quindi affidarsi alla tecnologia può essere una buona idea. Esistono applicazioni, ad esempio ScheduleOnce, che consentono di pianificare automaticamente le riunioni, consentendo agli ospiti di visualizzare le date disponibili e scegliere un programma conveniente per loro.

5- Rivedere l'e-mail aziendale

È un compito che può richiedere molto tempo. Un rapporto di Adobe pubblicato nel 2016, che è il risultato di un sondaggio autogestito di oltre mille lavoratori, rivela che dedichiamo una media di 20,5 ore alla settimana, controllando la nostra email di lavoro.

Ordina, leggi e rispondi alle e-mail, è una forma molto comune di comunicazione e consente lo scambio di file e impressioni relative a qualsiasi progetto o processo organizzativo.

Sebbene le aziende siano costantemente alla ricerca di modi per gestire le email in modo più efficiente, ci sono anche applicazioni come Smart Labels di Gmail.

Un altro modo per accelerare questo compito è quello di incorporare modelli di email standard o testi che possono essere inviati con modifiche minime a destinatari diversi e in momenti diversi.

6- Gestione delle finanze

In questo compito, deve essere garantito che il denaro compia il suo ciclo di vita nell'acquisto e nella vendita di prodotti e servizi; che tutte le fatture vengano inviate, registrate, pagate e inviate. Naturalmente ci sono uffici in cui sono dedicati a questo.

Questa attività include anche il mantenimento dei conti finanziari e dei documenti legali aggiornati in modo tale che non vi siano problemi con il quadro giuridico che riguarda l'organizzazione in questione.

7- Logistica

Questa funzione garantisce che tutti i beni relativi al lavoro dell'azienda siano trasportati da e verso magazzini e clienti. Comprende anche i contatti con i fornitori per ottenere materie prime per la fabbricazione di nuovi prodotti.

L'obiettivo di questa funzione è di garantire che l'azienda abbia tutto ciò che è necessario per mantenere la produzione del bene o del servizio che commercializza in movimento.

8- Chiamare l'attenzione

In un ufficio è anche necessario rispondere al telefono, poiché è un mezzo di comunicazione con clienti, fornitori e tra colleghi.

Anche se sembra un compito semplice, richiede un certo protocollo poiché può essere la voce che qualcuno all'esterno dell'azienda associa all'immagine di esso.Pertanto, è importante rispettare le regole di cortesia, mantenere un tono istituzionale, moderare il volume della voce e il vocabolario utilizzato.

Un altro fatto importante, che a volte viene trascurato quando si esegue questa funzione, è quello di annotare quanti più dati possibili della persona dall'altra parte del telefono; questo alimenterà il database di contatti dell'azienda e ti permetterà di seguire correttamente la questione discussa durante la conversazione telefonica.

9- Organizzazione degli archivi

La maggior parte delle attività eseguite in un ufficio genera alcuni documenti: fatture, note, minuti, minuti, rapporti sulle vendite, ecc.

In digitale o su carta, è una quantità di informazioni che richiede che qualcuno sia responsabile della catalogazione, archiviazione e salvaguardia in base al suo livello di importanza per l'azienda.

Precisamente quest'ultimo punto, quello della protezione delle informazioni, è un problema che è diventato un problema per molte organizzazioni, in modo tale che sempre più strumenti, protocolli e procedure creano sicurezza nell'archiviazione e nella trasmissione di informazioni. dati sensibili in un'organizzazione.

In alcuni casi vengono utilizzati dischi rigidi esterni, mentre in altri ci sono server speciali per questi casi o piattaforme di archiviazione nel "cloud" come Microsoft OneDrive, Google Drive o Apple iCloud.

10- Distribuzione della posta della società

Un compito che, nonostante non richieda una formazione accademica molto elevata, richiede una buona organizzazione, responsabilità e senso di urgenza, è la distribuzione della corrispondenza all'interno dell'ufficio.

Uno schizzo di qualche disegno, la carta di credito che la banca invia, le fatture di un fornitore o la lettera di risposta di un'entità governativa, sono alcuni dei documenti che qualsiasi dipendente può aspettarsi e da cui possono dipendere molti altri processi. della compagnia.

11- Servizio clienti

Questa funzione consiste nel frequentare fisicamente i clienti con dubbi o reclami sui prodotti o servizi offerti dalla società.

12- Stampa e copia di documenti

Consiste nel stampare i documenti che devono essere fisicamente salvati o fare copie di quelli che devono essere conservati in duplicato o consegnati ai lavoratori dell'azienda.

riferimenti

1. Audra Bianca (s / f). Organizzazione dell'ufficio e suggerimenti per la pianificazione. Estratto da: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 attività d'ufficio che puoi e devi automatizzare. Estratto da: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Quante ore della tua vita hai ricevuto per email di lavoro? Prova il nostro calcolatore deprimente. Estratto da: washingtonpost.com.
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5. Cosa fa un assistente d'ufficio. Estratto da learn.org.
6. Che cosa fanno esattamente le persone nei lavori d'ufficio. Estratto da: reddit.com.