Le 7 funzioni di un assistente amministrativo principale

il funzioni di un assistente amministrativo sono compiti di assistenza e accompagnamento alle normali attività che un'azienda sviluppa. Pertanto, sono fondamentali per un funzionamento efficiente di esso.

Queste attività sono solitamente variabili in base all'area aziendale dell'azienda in cui lavorano. Ad esempio, in uffici specializzati come studi legali, i partecipanti di solito hanno una formazione specifica per lo svolgimento di determinate attività.

Tuttavia, ci sono funzioni comuni a tutte le aree che, di solito, ruotano attorno alla distribuzione e amministrazione delle informazioni all'interno dell'ufficio. Ciò include la gestione di documenti, archivi e l'organizzazione di eventi.

Ma queste attività possono diventare molto più ampie. A volte, gli assistenti amministrativi devono anche occuparsi dell'elaborazione delle informazioni contabili e persino garantire il funzionamento delle risorse tecnologiche dell'azienda.

Le 7 funzioni principali di un assistente amministrativo

1- Gestione dei documenti

Una delle funzioni principali di un assistente amministrativo è aiutare i membri dell'ufficio con la gestione di documenti e file.

Di solito questa attività è correlata alla memorizzazione, organizzazione e amministrazione dei file.

Tuttavia, in determinate occasioni potrebbe anche essere necessario scrivere, modificare e revisionare documenti.

In alcune aziende viene persino richiesto di prendere appunti o lettere e registrare i verbali degli incontri che si svolgono.

In alcuni casi, ad esempio quando si tratta di uno studio legale, è necessaria una formazione specializzata per svolgere queste funzioni: l'assistente amministrativo deve comprendere la terminologia e le procedure legali.

D'altra parte, gli assistenti amministrativi che lavorano nel campo della medicina hanno bisogno di conoscenze diverse. Devono avere la formazione necessaria per trattare con i pazienti e leggere i referti medici.

2- Pianificazione degli eventi

Anche la pianificazione degli eventi in ufficio è di solito responsabilità degli assistenti amministrativi. Le dimensioni di questa responsabilità possono essere variabili in base alle dimensioni dell'azienda.

Un evento può essere semplicemente un incontro o un pranzo di lavoro, ma può anche essere un congresso o una festa aziendale più grande.

In entrambi i casi, l'assistente deve gestire tutti i criteri relativi all'evento.

Ciò include contattare i fornitori, effettuare prenotazioni, scegliere menu e decorazioni. Ma include anche il contatto, l'invito e la conferma dei partecipanti, degli oratori e dei relatori nel caso sia necessario.

3- Attenzione di persona a utenti e visitatori

L'attenzione agli utenti è solitamente uno dei compiti più comuni per gli assistenti amministrativi. Il pubblico a cui si concentra l'attenzione dipende sempre dalle dimensioni dell'azienda e dal suo orientamento al business.

Nel caso di piccole aziende che servono direttamente il pubblico, è possibile che l'assistente amministrativo debba ricevere i clienti.

Quando ciò accade, il loro lavoro è volto a guidarli e ad assisterli durante il loro passaggio attraverso le strutture della compagnia.

Nelle aziende più grandi, l'assistente amministrativo deve frequentare altri visitatori come partner o grandi fornitori.

In questo caso, la loro missione sarà quella di guidarli nell'adempimento della loro agenda e degli incontri con la direzione o altre aree dell'azienda.

4- Telefono e assistenza virtuale

Il telefono e l'attenzione virtuale sono inclusi nella categoria di assistenza dell'utente. Nel caso dell'assistenza telefonica, sono inclusi l'orientamento di clienti e partner, nonché l'organizzazione e la gestione degli ordini del giorno.

Quando ci si riferisce all'attenzione virtuale, le attività dipendono dai canali forniti dall'azienda per il servizio clienti o la gestione delle informazioni.

In alcuni casi si tratta di gestire l'e-mail, rispondere, inoltrare o archiviare i messaggi secondo necessità.

In altri casi, quando i canali di comunicazione virtuali sono più diversificati, è possibile includere altre attività, come l'attenzione al pubblico attraverso i sistemi di chat o anche rispondere alle domande attraverso i social network dell'azienda.

Nelle grandi aziende è normale che ci sia personale specificamente focalizzato sull'attenzione di questi canali di comunicazione. Quando le aziende sono piccole, questo compito è di solito lasciato agli assistenti amministrativi.

5- Amministrazione degli ordini del giorno

La gestione degli ordini del giorno è solitamente uno dei compiti più importanti degli assistenti amministrativi.

Questa responsabilità comprende ricevere richieste di appuntamenti e riunioni telefonicamente, di persona o online, e organizzarli nell'agenda secondo i criteri definiti.

Include anche la programmazione di riunioni all'interno e all'esterno dell'azienda, pranzi di lavoro e viaggi di lavoro.

In questi ultimi casi, è anche responsabilità dell'assistente prenotare voli, hotel, ristoranti o sale riunioni secondo necessità.

6- Contabilità

A volte gli assistenti amministrativi sono responsabili per il monitoraggio e la registrazione delle spese che si verificano all'interno dell'azienda.Queste funzioni possono essere semplici, come la registrazione di alcune spese in un foglio di calcolo.

In alcuni casi, l'assistente è invitato ad avere la formazione per lo sviluppo di compiti più complessi. Ad esempio, le tue responsabilità possono includere la presentazione dei rapporti contabili alla direzione.

Di solito questo dipende dalle dimensioni dell'azienda. Una grande azienda di solito ha ruoli più specializzati; in questi le informazioni contabili sono amministrate da una persona assunta a tale scopo.

Tuttavia, una delle abilità fondamentali per qualsiasi assistente amministrativo è il dominio del software di contabilità dell'ufficio, come Microsoft Excel.

7- Gestione tecnologica

La gestione delle risorse tecnologiche fa anche parte delle funzioni degli assistenti amministrativi. In questo senso, la sua responsabilità è di garantire che tutti gli strumenti necessari per il funzionamento dell'azienda funzionino bene.

Ciò include l'esecuzione di copie di backup delle informazioni contenute nell'attrezzatura del computer e l'aggiornamento dell'antivirus, tra le altre attività.

D'altra parte, include l'amministrazione di apparecchiature come proiettori e laptop.

Implica anche la revisione e il mantenimento delle attrezzature necessarie per il normale sviluppo delle attività che sono sotto la loro responsabilità.

Ciò non significa che l'assistente amministrativo debba avere conoscenze tecniche. Il suo lavoro consiste specificamente nell'assunzione di personale tecnico che esegue la manutenzione delle attrezzature su base regolare per evitare contrattempi.

riferimenti

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